物业档案管理制度（精选6篇）

物业档案管理制度（精选6篇）

1.物业档案管理制度 篇一

　　1、目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3、公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的'人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4、各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：

　　（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　（3）通知类：内部各类通知。

　　（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。

　　（7）对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　（1）产权资料；

　　（2）技术资料（含图纸）；

　　（3）交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　（1）部门负责人以上人员阅；

　　（2）主管级以上人员阅；

　　（3）内部传阅；

　　（4）张帖。

　　4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

2.物业档案管理制度 篇二

　　依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的`处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

3.物业档案管理制度 篇三

　　1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管，由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经总物业经理许可，他人不得动用。

　　3.物业档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

　　6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的，需经物业总物业经理书面确认，如有违反的做泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的.保管责任人将做适当处分。

　　9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的，管理处将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

4.物业档案管理制度 篇四

　　物业档案资料的管理是物业管理工作中不可或缺的一部分。科学、规范的档案管理能够有效地为各项管理工作提供指导和服务。针对金沙咀国际广场物业的特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资料进行有效的管理。

　　部门架构

　　董事长

　　物业经理

　　档案管理员

　　档案资料建立和管理流程

　　收集：工程技术、维修、改造资料；智能化系统技术资料；业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装修审批表；历次管理活动书面、音像资料等。

　　整理分类：技术资料；业主/物业使用人资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业主文件、通知、活动记录；财务帐表及分布方案。

　　归档：按照公司的《物业档案资料的建立与管理制度》进行建立，建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库。

　　利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还。

　　档案的建立与收集

　　1.设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

　　2.坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

　　3.办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

　　档案资料的整理与分类

　　整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

　　1.档案资料的整理

　　1）各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

　　2）各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。

　　3）应充分利用原有资料作为整理的基础。

　　4）档案的整理必须保持文件之间的历史联系。

　　5）档案的整理必须便于保管和利用。

　　6）收集后的.所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。

　　人力资源管理制度、内部制度、财务管理制度、各部门管理制度、小区项目工程图纸、物品验收及移交管理等是企业内部的重要制度和文件，对于公司的管理和发展具有重要的意义。其中，档案资料的归档管理是非常关键的一环。

　　归档范围包括各部门和公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容，以及兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容，还包括各部门在专门业务活动中形成的各种档案，如会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等。财务资料则由财务部门归档管理。

　　归档要求包括：归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；是传真件的应复印后以复印件归档；纸张及文件格式必须符合国家要求，字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；文件材料的归档必须办理移交手续；声像档案的归档要求更为严格。

　　归档时间方面，文书档案在第二年上半年内归档；建设项目在竣工验收后一个月内归档；各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。归档份数根据具体情况而定。

　　2、档案管理员需要实现档案信息的录入化、智能检索化以及利用光盘实现档案的全文存储。此外，还需要对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，以防止档案资料的流失。同时，定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，并随时监督电脑使用人员的执行情况。此外，还需要定期对系统使用人员进行最新的安全技术培训，以实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施，确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。

　　3、档案鉴定和销毁是档案管理中非常重要的环节。档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案资料管理员负责。鉴定工作人员的任务包括负责制订本单位档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。确定保管期限原则包括对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存；凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。鉴定工作应该定期进行。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。如果在鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。销毁档案的程序包括列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告，由单位主管领导审批，并报告由档案室保存。档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章。销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。

　　4、档案管理人员的岗位责任制非常重要。档案管理人员需要热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案。他们还需要坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献。此外，他们需要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神。他们需要努力研究，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域。最后，他们需要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风。

　　档案管理是企业管理的重要组成部分，其工作要求工作人员严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。

　　为了规范资料的归存、借阅、复印和保密，档案管理人员需要贯彻《物业档案资料的建立与管理制度》，包括文件资料的收集管理、归档范围、平时归卷、立卷等方面。同时，他们还应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录，并对公司档案所有内容进行备份存档。

　　为了保证档案的安全，档案管理人员应与企业签订保密协议，并遵守保密守则。这包括不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记录等。此外，他们还应该避免在非保密本上记录机密资料，在私人通信中涉及机密，以及在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密。同时，他们还应该避免在不利于保密的地方存放机密文件和资料，以及不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。

5.物业档案管理制度 篇五

　　一、背景介绍

　　随着经济的不断发展和城市化的进程，物业管理在城市生活中扮演着重要的角色。为了更好地管理和服务物业客户，建立一套健全的物业客户档案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意义

　　确保物业客户信息的统一、完整和准确；

　　2 、提高物业服务效率和水平；

　　3 、为物业决策提供可靠的数据参考；

　　4 、加强与物业客户的沟通和合作。

　　三、档案建立与管理

　　1 、档案建立

　　（1）在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息，建立客户档案；

　　（2）对于企事业单位客户，还应建立组织机构代码、税务登记号等信息，并提供相关证明文件；

　　（3）对于租赁客户，要求提供租赁合同、租金缴纳证明等相关资料。

　　2 、档案管理

　　（1）分类管理：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等；

　　（2）档案编号：为每个客户档案分配唯一的档案编号，并进行标识和记录；

　　（3）档案整理：定期对客户档案进行整理和清理，确保档案的完整和准确；

　　（4）档案存储：建立专门的档案室进行存储，对档案进行保密、防火、防潮等处理；

　　（5）档案查阅：保障客户合法权益的前提下，提供方便快捷的档案查阅服务。

　　四、档案内容和更新

　　1 、基本信息

　　（1）个人住户档案：包括客户姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等；

　　（2）企事业单位客户档案：包括单位名称、组织机构代码、税务登记号、联系方式、办公地址等；

　　（3）租赁客户档案：包括租赁合同、租户姓名、联系方式、租金缴纳证明等。

　　2 、动态信息更新

　　（1）客户迁入、迁出信息；

　　（2）客户家庭成员变动信息，如婚姻状况、子女入学等；

　　（3）客户单位经营情况、税务信息等。

　　五、档案保密与安全

　　1 、保密措施

　　（1）对客户档案中的个人隐私信息，如身份证号码、联系方式等进行严格保密；

　　（2）严格限制档案查阅权限，只允许授权人员进行查阅和使用；

　　（3）加强信息系统的安全保护，防止未经授权的人员获取档案信息。

　　2 、档案安全措施

　　（1）档案室要求严格控制出入口，防止非法人员进入；

　　（2）档案室配备专门的监控设备，保证档案安全；

　　（3）定期备份档案数据，防止档案丢失或损坏。

　　六、档案利用与管理

　　1 、信息查询和报表

　　（1）客户档案应提供方便快捷的查询和统计功能，以满足物业日常工作的需要；

　　（2）定期生成客户档案报表，提供给物业决策相关人员使用。

　　2 、客户服务与管理

　　（1）根据客户档案提供个性化的服务和管理；

　　（2）定期与客户进行沟通和联系，了解客户需求和意见；

　　（3）在重要事项变化时及时更新客户档案。

　　七、改进措施与建议

　　1 、不断优化客户档案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技术，实现客户档案的电子化管理；

　　3 、定期组织员工培训，提高档案管理水平和服务质量。

　　综上所述，物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。只有通过完善的档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。八、档案管理流程

　　为了确保物业客户档案管理的规范和高效，需要建立一套完整的档案管理流程。

　　1 、档案建立流程

　　（1）接收客户信息：物业管理人员应在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息。

　　（2）档案登记：将客户提供的信息进行归档，并为每个客户分配唯一的档案编号。

　　（3）信息核实：核实客户提供的信息的真实性和准确性，确保档案信息的可靠性。

　　（4）档案归类：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等。

　　（5）档案存储：将客户档案存放在专门的档案室中，做好防火、防潮、防盗等安全措施。

　　2 、档案更新流程

　　（1）定期更新：根据客户提供的个人住户或单位信息的变更情况，对客户档案进行定期更新。

　　（2）动态信息更新：包括客户迁入、迁出信息、家庭成员变动信息等，及时更新到客户档案中。

　　（3）档案查阅：对于需要查阅和使用客户档案的人员，需要经过授权，并按照相关流程进行查阅，避免档案信息泄露。

　　3 、档案整理和清理流程

　　（1）定期整理：定期对客户档案进行整理和清理，删除过期和无效的档案信息，保持档案的完整和准确性。

　　（2）档案装订：对于松散的档案文件，进行装订和整理，提高档案的可读性和保存性。

　　（3）档案归档：将整理好的客户档案按照规定的流程和标准进行归档，确保每个档案的存放位置和状态清晰可见。

　　4 、档案保密和安全流程

　　（1）保密措施：对客户档案中的个人隐私信息进行严格保密，不得泄露和滥用。

　　（2）权限控制：对于需要查阅和使用档案的`员工，进行权限控制，确保档案信息的安全。

　　（3）档案安全：加强档案室的安全防护，限制非授权人员的进入，定期检查档案室的安全设施和防护措施。

　　九、档案管理系统引入

　　为了提高档案管理的效率和便利性，可以引入信息技术，实现客户档案的电子化管理。

　　1 、电子档案建立：建立客户档案的电子数据库，并将所有客户档案中的信息进行电子化处理，提高信息存储和检索的效率。 2 、档案管理软件：引入专业的档案管理软件，实现对客户档案的全流程管理，包括档案建立、档案更新、档案整理、档案查阅等功能。

　　3 、档案安全措施：对电子档案进行加密和备份，确保档案信息的安全性和完整性，防止意外丢失和损毁。

　　4 、电子档案查询和报表：通过电子档案管理系统，可以方便快捷地进行客户档案的查询和生成报表，提供给物业决策相关人员使用。

　　十、员工培训和质量管理

　　为了提高档案管理人员的专业水平和服务质量，需要进行定期的员工培训和质量管理。

　　1 、培训内容：包括档案管理制度、档案管理流程、档案管理软件的使用等方面的培训。

　　2 、质量评估：定期评估档案管理人员的服务质量和工作效率，及时发现问题并进行改进。

　　3 、绩效考核：将档案管理人员的档案管理质量和工作效率纳入绩效考核体系，激励和奖励优秀表现的人员。

　　十一、总结和建议

　　物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。通过健全的档案管理制度，可以确保物业客户信息的统一、完整和准确，提高物业服务效率和水平，提供可靠的数据参考，加强与物业客户的沟通和合作。此外，引入信息技术，实现客户档案的电子化管理，可以进一步提高档案管理的效率和便利性。同时，通过员工培训和质量管理，可以提高档案管理人员的专业水平和服务质量。在实施档案管理制度的过程中，还应不断优化流程，提高工作效率，同时保障档案的保密和安全性。

　　综上所述，只有通过完善的物业客户档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。在未来的工作中，我们应不断总结经验，改进工作方法，进一步提高物业客户档案管理的水平和质量。

6.物业档案管理制度 篇六

　　第一章、总则

　　档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

　　第二章、档案分类

　　一、综合类

　　（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；

　　（二）公司编文号的全部文件；

　　（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；

　　（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；

　　（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；

　　（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；

　　（七）政府各级部门发送的文件；

　　（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；

　　（九）介绍信、信函存根、电报底稿；

　　（十）公司档案的交接清册和销毁清册；

　　（十一）各职能部门、综合类档案目录。

　　二、经营管理类

　　（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；

　　（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；

　　（三）公司各部经济考核指标；

　　（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；

　　（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。

　　三、财务类

　　（一）年度审计报告；

　　（二）年初预算报告；

　　（三）财务分析报告；

　　（四）财务存档资料、文件目录。

　　四、人事类

　　（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；

　　（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册

　　（三）职工奖惩情况记录；

　　（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；

　　（五）劳动工资报表（年报）；

　　（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料

　　五、行政类

　　（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；

　　（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；

　　（三）购买固定资产计划、资料。

　　六、工程类

　　接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

　　备注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、档案保管

　　一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

　　二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

　　三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

　　四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

　　五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

　　六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

　　第四章、档案借阅

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

　　四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

　　第五章、立卷归档

　　一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。

　　二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

　　三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

　　二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。